Cómo ser productivo cada día

El hábito de la productividad

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Es muy común que con las actividades de todos los días y especialmente las de un community manager, con tantas cosas que hacer como generar contenido, programarlo, monitorear sus acciones, a los competidores, además de generar conversaciones y hacer planeación estratégica, nos perdamos en la actividad más que en la productividad. También tenemos que atender proveedores, contestar correos, atender clientes, asistir a juntas y claro… dejar un poco a nuestra vida personal.

Con ese exceso de actividades, es muy común sentir que no estamos logrando todo lo que queremos o que las tareas y compromisos nos rebasan, peor aún, cuando no sólo es una sensación y empezamos a quedar mal en lo que estamos haciendo. Si ese es tu caso, es necesario hacer un alto para replantear la forma en la que estás organizando tu tiempo. Aunque todo esto aplica para cualquier persona que tenga un trabajo, lo cierto es que es de vital importancia para un entrepreneur, porque de su productividad depende el éxito y permanencia de su empresa, marca o credibilidad.

Regla 80/20

Hay algo que seguramente ya habrás escuchado a nivel empresarial:  la regla 80/20, que dice que el 80 % de los ingresos de una empresa corresponden al 20% de los clientes. Bueno, pues esa regla aplica también para las actividades que llevamos a cabo todos los días.

Sí, también podemos aplicar esa regla pero de la siguiente manera: El 80% de las actividades que hacemos durante el día no son productivas, sólo el 20% de ellas. Con lo que evidentemente debemos dar prioridad a aquellas actividades que nos van a dejar dinero y dedicar a ellas el mayor tiempo o las horas más importantes de nuestro día.

Con esta idea en mente, aquí te doy algunas ideas para que puedas tener días más productivos.

Identifica tu 20%

Lo primero que debes hacer es identificar cuáles son las actividades que dejan dinero en lo que haces. Por ejemplo, tal vez tienes que hacer propuestas de ventas, seguimiento a clientes, promoción en redes sociales, llamadas o email marketing. Es probable que esas acciones te dejen más dinero y que dediques mucho menos tiempo a ellas que contestando emails durante horas, resolviendo problemas que pueden esperar, conversando con los colegas o escribiendo posts para tu blog. Determina cuáles son tus actividades y ponlas en el top de tu lista. Mucha gente inicia su día revisando su correo electrónico y no se enfoca en algo más porque esa labor ya no se lo permite. Evalúa si es que puedes posponer esa actividad porque casi en el 100% de los casos, no es la más producitva, es de seguimento.

Usa un sistema de prioridades

Es necesario que tengas una lista de pendientes y actividades por lograr cada día. Establece las que no pueden esperar para el día siguiente y también asigna prioridades de acuerdo al tiempo que te puede tomar cada una. A veces lo más urgente puede tomar más tiempo y complicarse más que lo que es muy sencillo y rápido de hacer. Con lo que no siempre conviene hacer primero lo más urgente. Evalúa qué puedes liberar casi de inmediato para que no sea la causa de que el resto de tus actividades queden detenidas hasta el día siguiente.

Tiempos

No todos funcionamos igual, y es necesario que podamos pensar en nuestros momentos más productivos, de esa manera podemos sacar el mayor provecho. Por ejemplo, si eres de los que despierta muy temprano, podría adelantar aquellas actividades que requieren de mayor concentración o las que te quitan mucho tiempo durante el día. De tal manera que si despiertas a las 5 o 6 de la mañana, para cuando estés en el horario “laboral”, y tendrás un porcentaje de tus actividades bien avanzado.

Agenda

Es común que los millennials concentran todo en su teléfono móvil. Les sirve de reloj, aparentemente de agenda (eso dicen, aunque yo lo dudo mucho) y también como lista de pendientes. La realidad es que no hay como tener un sistema que registre los pendientes y en donde puedas registrar también la prioridad que tiene cada uno de ellos. Parece tonto, pero te aseguro que no lo es, porque es una de las cosas que ayudan a visualizar tu avance o la falta de productividad. También te puedo recomendar algunos sitemas electrónicos que ayudan con este tema.

Hábito de productividad

Métodos

Aunque no soy de la idea de adoptar un método de manera rigurosa, porque cada uno de nosotros es diferente y puede haber elementos que nos sirvan y otros que no, lo que sí te sugiero es que puedas averiguar en qué consisten los métodos como el “GTD” (getting things done) o el método Franklin. Tienes que encontrar aquello que te pueda servir a ti. Pero te aseguro que si por lo menos sigues las recomendaciones que te doy en este post, es muy probable que puedas tener un avance visible.

Al final, debes estar conciente de que no es lo mismo ser activo, que productivo, por eso es tan importante que definas las acciones que te ayudarán a avanzar, a ganar clientes, a entregar pendientes y el resto, vendrá solo. No vas a lograr nada haciendo todo lo que se vaya presentando o las cosas como te vayas acordando, o de acuerdo a como te vayan presionando, eso a la larga te hará simplemente quedar mal, o no avanzar, al final, no serás productivo.

Mi consejo para cerrar el tema, es que tomes una hora para analizar qué es lo que forma tu 20%, establece prioridades y tiempo, piensa en un sistema de agenda. Y ve paso a paso, formando cada semana un hábito. Al principio caerás en el caos acostumbrado nuevamente, pero al aplicar un hábito, verás que luego vendrá el siguiente y así sucesivamente. Tu primer hábito, deberá ser tomar 5 minutos al día para determinar lo productivo, tu segundo hábito será ordenar una agenda y controlar lo que has logrado, cuando te des cuenta, verás que has avanzado mucho más y más veloz. Habrás adoptado entonces el hábito más importante, el de la productividad.

Productivity

Por Fernando Palacios @fpalacioso . Tus comentarios siempre son valiosos.

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